Assistant administratif et financier (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi L’assistante administrative a pour mission d’assurer le bon fonctionnement du secrétariat et du suivi administratif du service que ce soient dans les secteurs des Accueils Collectifs de Mineurs (ACM), des partenaires et financeurs, de la gestion du personnel, du budget, de la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement du service. L’assistante administrative travaille en binôme, les missions sont réparties entre chaque assistante. Cependant, l’ensemble des différentes missions devra être mené en cas d’absence afin d’assurer la continuité du service. Missions et conditions d’exercice Assurer le secrétariat administratif du service enfance :

– Gestion du courrier (rédaction, mise en page, suivi des parapheurs)
-Classement de documents
-Suivi des congés et absences de l’ensemble des agents du service

Assurer le suivi administratif des accueils collectifs de mineurs périscolaires et extrascolaires :

-Transmettre, réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser les différents documents nécessaires administrativement au bon fonctionnement des ACM (fiches de présence des animateurs, fiches d’effectifs, demande de travaux, …)
-Récupérer et traiter les différents dossiers des centres de loisirs après les activités et sorties mercredis et congés
-Répondre aux demandes des directeurs et coordinateurs (confirmation ou demande de réservation de sorties, transmission et enregistrement des bons de commande, questions diverses, …)
-Préparer et envoyer les plannings des cars, synthèse et commandes des demandes de petits déjeuner, d’eau et de fruits
-Rédiger et envoyer les notes de service, demandes de travaux ou autres.

Assurer le suivi administratif des subventions avec les partenaires du service (CAF, Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS), REGION) :

-Préparer, établir, transmettre et diffuser les demandes de récépissés d’habilitation d’ACM péri, extra, pause méridienne, en utilisant les outils supports demandés par la DDCS dans le respect des délais établis par les gestionnaires et la réglementation
-Etablir et transmettre à l’appui des éléments transmis ou récupérés les bilans annuels et justificatifs d’activités
-Collecter et centraliser les documents et informations nécessaires pour pouvoir établir les états déclaratifs prévisionnels et réalisés exigés par les financeurs (CAF, Etat, Finances, Direction)

Assurer le suivi administratif et financier lié à la préparation des salaires, des budgets, des bons de commandes :

-Transmettre tous les documents types nécessaires à la préparation des paies des agents vacataires du service et des encadrants études surveillées (fiches de présence, tableaux récapitulatifs des heures par agent, par centre, par activité, documents de synthèse à transmettre à la DRH)
-Suivre et contrôler l’exécution du budget (préparer les tableaux de suivi, suivi des bons de commande, validation des factures).

Profils recherchés Connaissances :
-Connaître la comptabilité publique, les marchés publics
-Maîtriser les procédures administratives
-Connaissance des secteurs enfance et accueils de loisirs

Compétences techniques :
-Maîtriser la bureautique
-Compétences rédactionnelles

Compétences comportementales :
-Méthodique, rigoureux, organisé, autonome
-Etre clair et précis dans les demandes
-Capacité au travail partenarial