Assistant administratif et financier (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du responsable de service, au sein d’une équipe de 5 agents, vos principales missions et activités sont les suivantes : Missions et conditions d’exercice 1/ Assurer le suivi administratif et financier des opérations relevant du service :
-Participer à l’élaboration du budget informatique et en assurer le suivi en lien avec le responsable de service et le service des finances
-Assurer un reporting budgétaire régulier par la tenue de tableau de bord
-Rechercher les subventions, préparer les dossiers, rédiger et suivre les conventions

-Participer à la préparation et à la rédaction des marchés publics du service
-Suivre la passation et la notification des commandes et marchés passés directement par le service
-Gérer les demandes de devis du service en lien avec les agents de la DSI concernés
-Saisir les bons de commande dans le progiciel financier
-Assurer le suivi des échéances de contrats de la collectivité
-Saisir les engagements comptables et assurer leur suivi
-Assurer le suivi des bons de livraisons et d’intervention et communiquer les informations relatives à ces documents aux agents de la DSI concernés
-Vérifier les services faits en relation avec les agents de la DSI concernés
-Recenser les contrats de maintenance et saisir dans l’outil de suivi GLPI, en relation avec le chef de service TIC
-Assurer le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance
-Assurer la gestion des consommables et optimiser leurs suivis : Gestion des commandes et stock tampon de consommables (DVD, clef USB, cartouches …)

-Suivre et mettre à jour les inventaires et des stocks dans GLPI et les progiciels comptables et financiers
-Enregistrer les garanties dans GLPI
-Suivre les SAV du matériel en coordination avec les techniciens du service
-Assurer le suivi des commandes d’équipements et de fournitures informatiques du service
-Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents)

-Tenir et alimenter les tableaux de bord de l’activité du service
-Mettre à jour l’annuaire téléphonique et le LDAP
-Assurer l’interface avec les services supports (RH, finances, commande publique), en lien avec le responsable de service

2/ Accueil et assistance support (helpdesk) :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DSI
-Matérialiser des demandes d’intervention sur l’outil de Helpdesk (GLPI) en les hiérarchisant par ordre de priorité
-Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
-Conseiller les usagers et les agents sur les procédures
-Alimenter et éditer un tableau de bord des interventions

3/ Assurer des tâches administratives diverses :
-Rédiger des notes, des courriels et des courriers divers en réponse aux usagers, prestataires, autres services et partenaires de la collectivité
-Prendre en charge la réalisation des documents administratifs nécessaires à la réforme des matériels en lien avec le service des finances
-Rédiger les procédures administratives et financières nécessaires à la bonne administration du service
-Mettre à jour les répertoires des serveurs de fichiers de la DSI et des procédures partagés
-Mettre en forme les outils et les supports documentaires internes (guide des bonnes pratiques informatiques, guide utilisateur applicatif.)
-Assurer et centraliser l’archivage et le classement de l’ensemble des documents administratifs, techniques et financiers du service Profils recherchés Les compétences requises :
*Savoirs :
oConnaissances de base de la règlementation de la commande publique et de la comptabilité publique,
oConnaissances de l’environnement territorial
*Savoirs faire :
oMaîtrise des outils bureautiques : word, excel, messagerie et des progiciels métiers CIRIL Finances et GLPI
oRigueur, organisation, réactivité et gestion des priorités
oAutonomie et prise d’initiative
*Savoirs être :
oGrand sens de la discrétion et respect de l’obligation de secret professionnel
oCourtoisie, sens de l’écoute et aptitudes relationnelles
oSens du travail en équipe

Les conditions d’exercice du poste :
-Poste permanent à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
-38 heures de travail hebdomadaires générant 18 jours RTT
-Horaires de travail fixes  » classiques  »
-Télétravail possible 1 jour
-Rémunération statutaire, RIFSEEP avec CIA, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
-Politique active en matière de prévention et de formation
-Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
-Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
-Lieu d’exercice des fonctions : Mairie – 23 rue Paris – 94340 Joinville-le-Pont