Assistant.e de projets Administratif et financier H/F (Nouvelle fenêtre)
Description du poste
Description de la mission
Principales missions :
Volet financier :
Suivi financier des projets
Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger
Gestion des partenaires
Volet contractuel :
Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)
Principales missions :
Volet financier :
Suivi financier des projets
Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement -Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF
Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger
Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrainCollecte, vérification et archivage des pièces justificatives
Gestion des partenaires
Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projetsVérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventionsMise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité
Volet contractuel :
Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventionsIndexation, classement et archivage des documentsRéalisation des tâches administratives de secrétariatSaisie et mise en forme de documentsAide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)Mise à jour des tableaux de bordsParticipe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuelPropose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet
Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)
Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)
Description du projet ou contexte
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Menaces Globales / Unité Contre-terrorisme
Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, la mise en œuvre des projets relevant du portefeuille de l’unité Contre-terrorisme. Au sein de l’unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargé.e.s de projets et des autres assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers.
Profil souhaité
Qualifications et compétences :
Expérience professionnelle :
Compétences et qualités recherchées :
