Descriptif du poste :
Fonction :
Sous l’autorité du/de la de délégation, le/la administratif, finances et RH est chargé.e de
Gestion administrative et financière des programmes : dans le respect de la législation locale, mise en place de procédures, gestion des ressources financières (comptabilité, trésorerie, budgets, rapports financiers…)
Gestion des RH, mise en place des procédures de recrutement du staff national, formation de l’équipe administrative
Assurer le management et la mise en place administrative et financière des projets de toute la délégation
Organiser et participer à la planification des programmes et de leurs ressources sur l’exercice budgétaire
Optimiser l’élaboration financière des projets d’intervention, et des rapports des bailleurs
Etre garant.e de la cohérence administrative, financière et gestion des RH sur l’ensemble de la mission
Supervision des e.s, responsables finances, et RH
Centraliser et diffuser l’information au sein de la délégation et au siège
Représenter l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines administratifs, financiers et RH
Responsabilités :
A. Planification et coordination de la gestion des ressources financières / humaines au niveau pays
Analyse, au niveau national, l’évolution des contextes d’intervention, suit les indicateurs socio-économiques dans le pays, se renseigne sur les législations nationales et sur les us & coutumes en vigueur dans le pays
Participe à des réunions locales avec des partenaires techniques/financiers, d’autres acteurs humanitaires
Participe aux décisions stratégiques en prenant connaissance des contextes d’intervention, des règlementations nationales, des acteurs locaux et des besoins liés aux programmes
Propose un plan d’actions au niveau national en accord avec la stratégie d’intervention de la CRf à l’international
Coordonne l’élaboration des plans d’actions de gestion des ressources financières et humaines des différentes bases, anticipe les besoins d’actions transverses ; définit / suit les objectifs fonctionnels des Administrateurs Finance RH au niveau bases
B. Gestion des ressources financières au niveau national
Financements des projets
Participe aux demandes de financement, rédige la partie financière des projets / programmes
Suit les engagements bailleurs : respect des échéances et règles bailleurs, préparation des rapports financiers dans les formes imposées par les bailleurs
Elaboration et contrôle des budgets
Elabore avec le/la de délégation et les e.s des bases les budgets annuels, pluriannuels soumis aux bailleurs de fonds, réévalue les budgets en cours d’année
Assure le contrôle budgétaire des bases et supervise la gestion budgétaire dans sa globalité, procède à des réajustements en cours d’année
Etablit, coordonne régulièrement les suivis budgétaires mensuels et la révision des dépenses prévisionnelles en collaboration avec les équipes administratives et les équipes projets pour le siège (contrôleur de gestion) ou pour la région (coordinateur finance RH)
Assiste les .s de projet / e.s projet dans le suivi financier de leurs projets, organise des revues financières régulières
Analyse et suit les frais de fonctionnement de la délégation
Met à jour le tableau d’affectation des coûts de la délégation
Tenue et contrôle des comptabilités
Veille au respect des procédures comptables sur les différentes bases
Assure le contrôle de la gestion comptable des bases et la consolidation des comptabilités au niveau pays
Assure la clôture mensuelle et annuelle des comptes
Produit les rapports financiers intermédiaires et finaux
Gestion des fonds et de la trésorerie
Analyse et consolide les besoins en trésorerie des bases, prépare le plan de trésorerie, effectue les demandes trimestrielles de trésorerie au siège, garantit l’approvisionnement régulier des bases
Assure les relations avec les banques et les organismes de change locaux
Contrôle interne / audit
Effectue régulièrement des visites terrain, prévient des risques financiers (pénalités, surcoûts, risques de fraude…),
Assiste les .s de projet, les administrateurs des bases dans la préparation des audits projets,
C. Gestion des Ressources Humaines au niveau national
Application des conventions / règlementations nationales
Veille au respect des législations nationales (conditions de séjour / de travail, emploi…), s’informe des us et coutumes sur un plan local
Participe à la négociation, rédaction et suivi des conventions et protocoles d’accord entre, d’une part la CRF et, d’autre part, le gouvernement et son administration et s’assure de leur application (conventions sur les visas, permis de séjour et de travail, autorisation de circuler…)
Assure l’ensemble des relations administratives avec les autorités nationales et leurs représentants au niveau régional et local
Gestion du personnel expatrié
Organise l’arrivée et le départ des expatriés
Assure le suivi administratif des expatriés
Gère le versement des per diem, des avances…
Gestion du personnel national
Analyse les besoins en recrutement, active le réseau et les sources de recrutement terrai
Encadre le processus de recrutement, de formation et d’évaluation des employés nationaux, en lien avec les équipes administratives, les équipes projet de la CRG pour l’ensemble des programmes mis en œuvre sur la délégation (rédaction / validation des profils de postes, organisation des tests et entretiens de recrutement, d’évaluation, établissement d’une politique de formation) ;
Assure une formation continue des équipes administratives et par le biais de missions de formation régulières sur le terrain et d’ateliers ou séances de formations en coordination
Participe au recrutement des nationaux
Rédige les contrats, procède aux déclarations administratives
Règle les formalités prévues pour les fins ou ruptures de contrat
Gère les salaires / indemnités et avantages sociaux
Gère les litiges, assure le suivi administratif des contentieux et représente l’organisation devant les autorités administratives et éventuellement judiciaires du pays
Gestion commune aux expatriés et nationaux
Garantit l’application des politiques RH et des engagements contractuels
Organise / suit les temps de travail, suit les heures supplémentaires
Evalue de manière régulière la qualité du climat social
Lien hiérarchique :
Travaille sous la responsabilité directe du/de la de délégation
Il/elle est le responsable hiérarchique d’un.e chargé.e des Finances et RH à Conakry, d’un(e) assistant(e) administratif, d’un(e) chargé(e) RH, il/elle peut être amener à encadrer des ressources humaines supplémentaires liées notamment à des travaux de préparation d’audit, archivages etc.
Lien fonctionnel :
Collabore en interne avec : les salariés admin/fin/RH des bases, le responsable finance régional et la responsable RH internationale
Collabore en externe avec : La Croix-rouge Guinéenne, Les ONG/OI présentes en république de la Guinée, les autorités locales
Entreprise : Croix-Rouge Française Présentation de la Croix-Rouge française :
Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 480 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.
Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.
Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 16 700 salariés qui, à travers plus de 70 métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d’instituts médico-éducatifs, de crèches, de maisons de retraite, de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d’hébergement d’urgence, de formation, de missions internationales…
Le pôle Folke BERNADOTTE à la Seyne sur Mer est composé d’un IME de 90 places, d’un SESSAD accueillant 24 jeunes, et d’une Entreprise Adaptée, tous œuvrant pour l’insertion sociale et professionnelle des jeunes et jeunes adultes accompagnés.
Dans cet ensemble, l’Entreprise Adaptée Folke Bernadotte, valorise les compétences de 3 Agents Polyvalents de Restauration, encadrés par le Responsable Production Ventes, dans l’objectif à terme d’une insertion pérenne en milieu ordinaire de travail. Les activités de notre Entreprise Adaptée sont principalement la Restauration Rapide, nous préparons ainsi les déjeuners de plus d’une centaine de salariés sur le site d’une grande entreprise, et que nous vendons dans notre Food truck ; en complément de cette activité nous réalisons également des prestations traiteurs sur commande.
Après l’insertion réussie en CDI de l’un de nos Agents Polyvalents de Restauration, nous recherchons son remplaçant(e).
