Gestionnaire administratif et financier de contrats d’investissement d’avenir H/F

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

La direction des Affaires Financières (DAF) est composée de cinq services :

• Service budget,
• Service financier mutualisé (SFM) pour les services
• Pôle SIFAC (logiciel de gestion financier et comptable)
• Pôle soutenabilité financière
• Pôle contrôle de gestion des projets investissements d’avenir (PCG-PIA)

 Placé (e) sous l’autorité du Directeur des Affaires Financières de l’Université, le pôle contrôle de gestion des investissements d’avenir (PCG-PIA) pilote la gestion des financements PIA de la contractualisation des projets jusqu’à l’établissement des bilans financiers, en articulation avec les directions, composantes, établissements composantes et universités membres associées et ONR.

Plus précisément, le pôle PIA assure les missions suivantes :

 Administration

• Coordination et pilotage des courriers administratifs avec l’ANR post contractualisation ;
• Vérification des actes attributifs d’aide issus des PIA.

Budgétisation

• Budgéter les enveloppes macro installées sur un compte financier dédié ;
• Coordonner la remontée des demandes de budgétisations relevant d’un financement
• Budgétisation des frais de gestion.

Exécution

• Titrage des recettes ANR PIA ;
• Virements financiers pour établissements composantes, universités associées et ONR sur le périmètre des PIA, Graduates School et Objets Interdisciplinaires ;
• Installation et gestion des allocations de moyen PIA des Graduates School et Objets Interdisciplinaires sur le périmètre employeur ;
• Gestion de la masse salariale sur les PIA ;
• Remboursements des dépenses non éligibles.

Conseil et assistance

• Assistance aux responsables de PIA / Graduate School et Objets Interdisciplinaires pour la réalisation d’actes attributifs d’aide ;
• Rappel des règles d’éligibles des dépenses.

Reporting

• Production d’indicateurs financiers pour le pilotage stratégique des PIA ;
• Pilotage & coordination des plateformes ANR ;
• TBD Exécution infra annuelle ;
• TBD Exécution annuelle ;
• Consolidation des bilans financiers ;
• Renseignement de la plateforme ANR (remontée des bilans financiers).

Placé sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Pôle Contrôle de Gestion des Programmes d’Investissement d’Avenir le gestionnaire administratif et financier réalise de manière autonome la gestion financière d’un portefeuille de financements issus du PIA ainsi que suivi administratif lié à ces financements. Il/elle travaille, en lien avec les principaux acteurs concernés (Direction de la recherche, laboratoires, agence comptable, composantes et services concernés dans les établissements du périmètre Paris Saclay).

Gestion administrative conventions/relevé de décision/ allocation de moyen :

• Contrôler la conformité des conventions et relevés de décision émis par les porteurs de projet pour la réalisation de leur action ;
• Assurer le circuit de signature des relevés de décision par une personne habilitée à engager l’établissement;
• Création des relevés de décision dans l’outil financier SIFAC pour les allocations de moyens UPSaclay employeur et vers les établissements du périmètre Paris Saclay.

 Gestion financière :

• Suivre les demandes de versements vers les établissements UPSaclay émises par les porteurs de projet et saisir dans SIFAC.
• Assurer le flux financier avec les Établissements composantes, Université Membre associées et ONR
• Suivi régulier de la situation budgétaire des CF : crédits engagés et suivi des factures à payer et facture finale.
• Saisir et mettre à jour des tableaux de bords de données lié à la gestion
• Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières

Gestion des procédures budgétaires :

• Assurer les demandes de virement pour alimenter les conventions ;
• Assurer le suivi de l’exécution des budgets et veiller sur le solde disponible ;
• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire.

 Gestion engagement financier RH :

• Suivre les demandes d’engagement financier RH sur son portefeuille de projet ;
• Création et alimentation d’un tableau de bord de suivi des imputations financière RH

Conseil et assistance

• Assurer l’accompagnement de ses interlocuteurs dans leurs démarches ;
• Assurer le rôle d’interlocuteur auprès des établissement composantes, Universités membres associées et ONR pour la gestion des allocations de moyens PIA ;
• Assurer la transmission des informations pratiques sur les procédures financières et administratives.

Veille réglementaire

S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine financier et comptable

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation des Etablissements publics d’enseignement supérieur et de recherche ; savoir en appréhender les attentes et les enjeux ;
• Connaissance des procédures de gestion dans le cadre du respect du règlement financier des établissements publics ;
• Connaissance générale de la gestion publique ;
• Connaissance des règles de droit public, du fonctionnement et du rôle des établissements

 Savoir-faire :

• Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et budgétaire et de la gestion financière ;
• Analyser les données comptables, budgétaires et financières courantes ;
• Utiliser les fonctionnalités des logiciels financiers et comptables de la structure ;
• Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion ;
• S’adapter aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d’utilisation de crédits ;
• Expliquer les règles de la comptabilité générale, publique et de la gestion financière aux financeurs et aux

Savoir-être :

Dynamique, sens du relationnel, organisation, efficacité, autonomie, esprit d’équipe, réactivité, sens du dialogue, de l’écoute.