Gestionnaire administratif.ive et financier.e

Entreprise

L’Université Paris-Saclay est l’une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Le Programme DeepTech Alliance Paris-Saclay (DTAPS) est porté par un consortium constitué par IncubAlliance, l’université Paris-Saclay, la SATT Paris-Saclay et la French Tech Paris-Saclay. Il a pour vocation de fédérer la communauté DeepTech au sein de l’écosystème Paris-Saclay, avec comme objectif de favoriser l’émergence et la croissance de la deeptech sur le plateau de Paris-Saclay. Le programme DTAPS est lauréat de l’appel à projets « SATT Incubateurs et Accélérateur » (SIA) du Programme d’Investissement d’Avenir (PIA) et est financé par Banque Publique d’Investissement (BPI) France. L’université Paris-Saclay assure la coordination du volet 1 « Oser entreprendre » et plus précisément les actions « Maturaction » et « Pocinlabs ». Ce volet est porté administrativement par la DIREV et la Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) de l’université.

Dans le cadre du programme DTAPS, la DIREV a pour missions :

• La gestion administrative et financière de DTAPS en lien avec IncubAlliance et BPI ;
• L’accompagnement des scientifiques qui souhaitent intégrer le programme DTAPS, notamment au travers de « Poc In Labs » ;

L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la DIREV et en lien fonctionnel avec la Chargée d’Affaires Valorisation et Innovation.

Missions principales

L’agent.e est en charge de la gestion administrative et financière relatives aux actions opérées par l’Université Paris-Saclay dans le cadre du programme DTAPS.

Il/elle assurera les activités suivantes :

Assurer la gestion administrative :

• Collecte et transmission de documents administratifs : relevés de dépenses, feuilles de temps, livrables
• Appui à l’instruction des conventions de reversement
• Suivi des circuits de signature et relances associées
• Archivage des conventions et documents relatifs (numérique et papier)

Préparer les réunions et en assurer le suivi (retranscription des notes de séances ou compte rendus)

Assurer le soutien logistique (locaux, matériel, fournitures) des activités (réunions, manifestations)

Diffuser les informations, promouvoir les activités et alimenter le site web

Renseigner des tableaux de bord, consolidation et analyse des données

Assurer la gestion financière : 

• Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement
• Suivi des crédits par type de dépenses ou d’opérations
• Enregistrement des données budgétaires
• Classement et archivage des pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
• Collecte et contrôle des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

L’agent aura des contacts quotidiens avec les services internes de l’université ; de la DIREV, de la DFR, de la Direction Administrative et Financière (DAF) et de l’Agence comptable ainsi qu’avec les services des membres du consortium DTAPS.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance souhaitée de la recherche académique et de son environnement
• Connaissance souhaitée de la structuration et du fonctionnement de l’Université
• Politiques, dispositifs et procédures de gestion administrative/budgétaire/financière d’un établissement public
• Systèmes d’information budgétaires et financiers

Savoir-faire :

• Utiliser l’environnement bureautique et maitriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Power Point, messagerie électronique)
• Connaissance d’outils de gestion (connaissance de SIFAC est un plus)
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi dépenses et recettes
• Exécuter la dépense et recette
• Bonne capacité à savoir rechercher, vérifier et transmettre l’information
• Bonne capacité rédactionnelle

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Discrétion, rigueur et réactivité
• Autonomie et initiative
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à travailler en équipe