Gestionnaire administratif-ive et financier-ère

Entreprise

L’Université Paris-Saclay est l’une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles , d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français . Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service :

Le/la technicien(ne) en gestion administrative réalisera des actes de gestion administrative et financière d’un périmètre d’équipes de recherche au sein du service Budget et Finances du Centre de Nanosciences et de Nanotechnologies (C2N) dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l’Université Paris Saclay et du CNRS. De plus, il/elle sera en charge du master M2 QLMN, ouvert en septembre 2021. Cette formation, à portail unique, est portée par l’UFR Sciences et l’Institut d’optique Graduate School (IOGS), et fait intervenir l’ensemble des acteurs de l’Université Paris Saclay impliqués dans ces domaines (UFR Sciences, IOGS, ENS Paris Saclay, Université Versailles Saint Quentin, CentraleSupelec) ainsi que l’Institut Polytechnique de Paris (IPP). Par ailleurs le M2 est composé de trois sous parcours thématiques, ayant chacun un responsable enseignant-chercheur.

Pour la première année d’ouverture, la formation compte 92 étudiants venant de différentes formations, à la fois des M1 Paris Saclay, de l’ENS Paris Saclay, en double diplôme CentraleSupelec, en échange Erasmus, ou viennent d’autres universités en France ou à l’étranger. Il/Elle sera également en charge du secrétariat administratif du Pôle de Micro-nanoélectronique Ile-de-France Sud (PMIPS) de la Coordination nationale des formations en micro-nanoélectronique (CNFM). Dans ce cadre, il-elle sera en charge, avec l’enseignant chercheur référent du PMIPS de répondre aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l’ensemble des établissements, de justifier les actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions

Activités principales de l’agent :

Dans le cadre de la gestion dans son périmètre, il/elle assure notamment à 60% pour la partie financière :

• Les opérations d’engagement jusqu’à la facturation
• La vérification de l’éligibilité des dépenses et de l’application des règles de la politique d’achat
• Le traitement des dossiers de mission
• La collecte des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• La participation à la mise en place des budgets, le suivi de leur exécution
• La production des justifications prévues par les contrats de recherche
• Le classement et l’archivage des dossiers
• La mise à jour de l’inventaire
• Les relations avec les fournisseurs

Dans le cadre de la gestion dans son périmètre, il/elle assure notamment à 40% pour la partie administrative :

• Interface avec les étudiants et les enseignants du M2, en assurant une permanence d’accueil
• Suivi des procédures spécifiques pour les étudiants internationaux et accompagnement pour leurs démarches administratives (bourses de mobilité, attribution de chambres CROUS, transmission des notes dans le cadre d’accords de double-diplôme, cours de langues, organisation de tutorats…).
• Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables
• Saisie Apogée (inscriptions pédagogiques, édition des procès-verbaux de jury…)
• Suivi des pages web du M2, en français et en anglais
• Tirage des polycopiés
• Vérification et classement des dossiers de candidature, suivi du devenir des diplômés
• Suivi des heures réalisées par les enseignants
• Gestion des emplois du temps, participation à la mise en place et au suivi des travaux pratiques
• Gestion organisationnelle des examens, préparation des jurys
• Gestion des conventions de stage ; transmission des sujets de thèse aux étudiants
• Gestion du budget du PMIPS, de la trésorerie du CNFM, liens étroits avec le secrétariat du CNFM
• Réponse aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l’ensemble des établissements
• Justification des actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions
• Participation aux actions transverses du département de physique

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative et financière
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
• Notions de base de la réglementation des Marchés Publics
• Notions de l’organisation et du fonctionnement de l’Université
• Notions de l’environnement et réseaux professionnels
• Notions des techniques d’élaboration de documents et des techniques de communication
• Anglais :  Bonne connaissance de la langue anglaise B1 à B2 (une dizaine d’étudiants internationaux non francophones en M2)

Un plus serait :

• Connaissance des différentes instances de l’Université pour l’accompagnement des étudiants : scolarité, relations internationales, services sociaux, direction informatique…
• Connaissance des textes et règlements relatifs aux formations

Savoir-faire :

• Utiliser les logiciels de gestion administrative (APOGEE) et financière (SIFAC, GESLAB), les logiciels de bureautique
• Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel)
• Utiliser les outils de partage en ligne (outils Cirrus ou Google)
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones…)
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université et du CNRS
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones…)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
  

Savoir-être :

• Avoir le sens de la communication écrite et orale
• Être à l’écoute et avoir un bon relationnel
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée, avec rigueur et efficacité (organisation, respect des délais, des normes et des procédures, …)
• Collaborer avec les autres intervenants
• Savoir travailler en équipe
• Savoir s’adapter et être réactif
• Etre autonome, prendre des initiatives dans l’exercice de ses attributions
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie