CDD

H/F Assistant.e administratif.ve et financier.ère

Publié il y a 22 heures par CNRS
Saint-Sébastien-sur-Loire, Pays de la Loire
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement

Description du poste

Missions

Réaliser, sous la responsabilité du directeur de l’unité, les actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures afférentes aux tutelles de l’unité.

Activités

– Assurer le secrétariat du directeur de l’unité
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (interphones, badges, clés)
– Assurer la gestion du courrier du site et des signatures des actes administratifs par la direction
– Assurer la gestion des missions de la direction du laboratoire et des invités extérieurs (réservations, ordres de mission, bons de commande, liquidation) et prendre en charge la gestion des commandes du laboratoire de la direction (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) à partir des outils de gestion mis en place
– Procéder au classement et à l’archivage soigné des pièces administratives et financières dans le respect des règles internes et des financeurs
– Apporter un soutien logistique et organisationnel à l’organisation des colloques / workshops du laboratoire (réservations, inscriptions, accueil)
– Assister la secrétaire générale dans le suivi de l’occupation des locaux
– Participer à la communication interne et externe en diffusant les informations via la newsletter bi-mensuelle, les écrans d’affichage et les réseaux sociaux, sous la responsabilité de la direction en lien avec les membres du laboratoire et avec les services de communication des tutelles

Compétences

Compétences principales :
– Connaissance générale des règles et techniques de la comptabilité publique
– Connaissance des techniques de communication
– Connaître l’organisation et le fonctionnement du CNRS a minima, et si possible de l’université de Nantes
– Utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable (GESLAB, SIFAC) et les fonctionnalités principales d’un tableur
– Maîtriser les outils de bureautique et de communication
– Savoir hiérarchiser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances afin de respecter les délais
– Etre capable d’analyser, informer et rendre compte
Compétences associées :
– Respecter la confidentialité
– Travailler en équipe
– Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion, savoir rendre compte
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
– Anglais : niveau B1

Contexte de travail

Le LS2N, Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes, est un laboratoire affilié à 5 tutelles : le CNRS, Nantes Université, Centrale Nantes, l’Institut Mines Telecom Atlantique et Inria. Composé de près de agents dont personnels permanents, le laboratoire se situe sur 5 sites géographiques nantais distincts.
Au LS2N, l’assistant.e administratif.ve et financier.ère est intégré.e au sein du service administratif (18 agents) sous la responsabilité de la direction de l’unité et plus spécifiquement de la Secrétaire générale. Il/elle travaille, dans le respect des procédures afférentes au laboratoire et aux tutelles, en collaboration avec l’ensemble du service administratif, la direction et en contact permanent avec l’ensemble des membres du laboratoire du site sur lequel il.elle travaille. L’assistant.e administratif.ve et financier.ère sera affecté.e sur le site de la Faculté des Sciences et Techniques et sera amené.e à gérer des crédits CNRS et Nantes Université.

Contraintes et risques

Quelques déplacements peuvent s’avérer nécessaires sur les différents sites (peu distants les uns des autres) afin d’échanger et apporter son expertise aux équipes, ou participer aux réunions régulières de service ou AG ou autres évènements du laboratoire.

Il y a 22 heures
Je postule

Je crée mon compte

Je souhaite que mon CV soit visible pour les recruteurs afin qu'ils puissent me contacter directement